Privacy Policy
Privacy policy
1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden via de Claus2you mobiele applicatie en webplatform (hierna ‘de App’), eigendom van en beheerd door Claus Mobility BV, met maatschappelijke zetel te Menenstraat 41, 8980 Geluveld, België, en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0770 908 488. Claus Mobility BV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van deze App.
De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.
Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens binnen de Claus2you-app, hetzij per e-mail naar info@clausmobility.be of per post naar voormeld adres.
2. Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.
3. Welke gegevens verwerken wij via de Claus2you App?
Bij het gebruik van de App verwerken wij diverse categorieën persoonsgegevens van gebruikers. Welke gegevens precies worden verwerkt, hangt af van de manier waarop u de app gebruikt (bijv. bij registratie, het maken van reservaties of het gebruik van voertuigen).
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens
- Naam, voornaam
- Adres en e-mailadres
- Telefoonnummer
- Geboortedatum
- Kopie van de identiteitskaart,
- Kopie van het rijbewijs
- Btw-nummer indien u zich registreert als onderneming
- Attest domicilieadres
- Uittreksel strafregister
- Account- en gebruikersgegevens
- Registratiegegevens (gebruikersnaam, wachtwoord)
- App-instellingen en voorkeuren
- Logingegevens en authenticatie-activiteiten
- Feedback en communicatie via de app (zoals supportvragen)
- Gegevens over voertuiggebruik
- Reservatiegeschiedenis
- Gebruiksstatistieken van het voertuig (bv. ritduur, kilometerstand, brandstofniveau)
- Rijgedrag (bv. snelheid, remgedrag, acceleratie, bochtenwerk)
- Real-time opvolging van ritgegevens en kostprijs per rit
- Actueel beschikbaar rittegoed (saldo) tijdens actieve reservaties
- Locatiegegevens
- Track & trace gegevens van de wagen
- Locatiegegevens van de gebruiker van de applicatie
- Elektronische identificatiegegevens
- IP-adres
- Apparaattype en besturingssysteem
- Browsertype (indien u het platform via webtoegang gebruikt)
- Tijdsregistraties van gebruiksmomenten
- Betaal- en facturatiegegevens
- Facturatiegegevens bij zakelijke gebruikers
- Informatie over betalingstransacties via Mollie, waaronder gekozen betaalmethode, transactiebedrag en – referentie
- Promotionele en interactiegegevens
- Feedback, testimonials, foto’s of video’s (enkel indien u deze vrijwillig verstrekt)
- Deelname aan promotionele acties of evenementen
- Communicatiegeschiedenis (bv. supportvragen via e-mail of via de App)
- Identificatie- en contactgegevens
4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?
De persoonsgegevens die u verstrekt via de App worden uitsluitend verwerkt in het kader van het gebruik van het autodeelplatform en de daaraan verbonden diensten. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om de app correct te laten functioneren en om u een veilige, conforme en gepersonaliseerde gebruikerservaring te bieden.
Meer bepaald verwerken wij uw gegevens voor volgende doeleinden:
- Gebruik van het Claus2you autodeelplatform
- Registratie en aanmaak van een gebruikersaccount
- Verificatie van uw identiteit en rijbewijs
- Reservering, opening en afsluiten van voertuigen
- Opvolging en beheer van ritten (zoals locatie, duur en afstand)
- Verwerking van betalingen, inclusief inzicht in gekozen betaalmethode en transanctie-informatie
- Evaluatie van rijgedrag, voor veiligheid en verzekering
- Gebruik via werkgever (bedrijfsaccount):
- Correct aanrekenen van ritten aan de werkgever via een maandelijkse factuur
- Koppelen van de gebruiker aan het juiste bedrijf via een unieke uitnodigingscode
- Doorgeven van relevante ritgegevens (zoals ritdatum, afstand, kost) en naam aan de werkgever
- Beheer van klantrelatie en ondersteuning
- Communicatie over reservaties, facturen, updates of storingen
- Beantwoorden van vragen via e-mail of in-app support
- Verzenden van meldingen (push-notificaties) met betrekking tot uw gebruik van de App
- Wettelijke en contractuele verplichtingen
- Naleving van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
- Bewaren van ritgegevens en gebruikersidentiteit op basis van wetgeving inzake mobiliteit en aansprakelijkheid
- Beheer van mogelijke geschillen, schadegevallen of verzekeringsclaims
- Beveiliging en misbruikpreventie
- Monitoring van het voertuiggebruik en locatie om diefstal of misbruik te detecteren
- Analyse van gedragspatronen om frauduleuze activiteiten op te sporen
- Verbetering van onze diensten
- Statistische analyse van appgebruik en klantgedrag
- Gebruik van feedback en testimonials ter verbetering van de gebruikservaring
Uw gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering zonder menselijke tussenkomst.
5. Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens via de App uitsluitend voor welbepaalde doeleinden (zoals omschreven in punt 4) en enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.
Wettelijke verplichting
Sommige gegevens verwerken wij om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Dit betreft onder meer bewaring van rit- en facturatiegegevens voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen; verplichte kennisgegeven van de bestuurder bij verkeersovertredingen (art. 67bis en 29ter van de Wegverkeerswet), waarvoor wij een kopie van de identiteitskaart opvragen; verzekerings- en aansprakelijkheidsvereisten in het kader van mobiliteitsdiensten.
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
De meeste verwerkingen zijn noodzakelijk om een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren. Bijvoorbeeld: verwerking van uw registratiegegevens voor het aanmaken van een gebruikersaccount; het reserveren, openen, volgen en afsluiten van een voertuig; verwerking van betalingstransacties; klantendienst en communicatie in verband met uw gebruik van de App.
Gerechtvaardigd belang
Sommige verwerkingen gebeuren op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor zover deze belangen opwegen tegen uw rechten en vrijheden. Bijvoorbeeld: verwerking van gebruikers- en rijstatistieken ter verbetering van de dienstverlening; opslag van locatie- en ritgegevens om misbruik of schade te voorkomen of te detecteren; beveiliging van het platform, onze voertuigen en infrastructuur; interne rapportage en kwaliteitscontrole.
Toestemming
Voor bepaalde gegevensverwerkingen vragen wij expliciet uw toestemming. Bijvoorbeeld: toegang tot uw gps-locatie om nabijgelegen voertuigen te tonen; pushmeldingen over reservaties of meldingen; marketingdoeleinden, zoals het toesturen van promotionele berichten aan niet-klanten; gebruik van foto’s, video’s of testimonials op sociale media of onze website.
6. Oorsprong van de gegevens
De meeste persoonsgegevens die wij verwerken via de App verkrijgen wij rechtstreeks van u, bij registratie in de App; wanneer u een voertuig reserveert of gebruikt; via communicatie met onze klantendienst of helpdesk; wanneer u gebruik maakt van functies binnen de App.
Daarnaast kunnen wij in het kader van onze dienstverlening ook persoonsgegevens over u verkrijgen via externe bronnen, zoals bijvoorbeeld publieke gegevens uit officiële registers (bv. Btw-nummer of ondernemingsgegevens); feedback of schade-informatie afkomstig van verzekeringspartners of medegebruikers.
7. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten via de App, wettelijk verplicht is, of technisch vereist is om de App veilig en efficiënt te laten functioneren.
Wanneer er een overeenkomst bestaat tussen Claus Mobility en de werkgever van een gebruiker, en de gebruiker zich registreert via een bedrijfsuitnodiging, delen wij de naam en ritinformatie van die gebruiker met de werkgever. Dit gebeurt uitsluitend met het oog op de maandelijkse facturatie en de rapportering van het gebruik van de deelwagens.
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.
In sommige gevallen delen wij uw gegevens met de volgende derden, voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:
- Het Openbaar Ministerie wanneer wij wettelijk verplicht zijn om de identiteit van een bestuurder te melden in geval van een verkeersovertreding (cf. Wegverkeerswet, artikelen 67bis en 29ter);
- Het delen van gegevens met verzekeraars van de wagens;
- Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
- Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
- Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
- Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.
8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.
9. Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?
Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.
Geografisch bewaren wij uw gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien in uitzonderlijke gevallen gegevens buiten de EER verwerkt zouden worden, zorgen wij voor passende waarborgen zoals EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
10. Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.
Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.
Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.
Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
11. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@clausmobility.be of per post naar Menenstraat 41, 8980 Geluveld, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.
12. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.